REGLAMENTO DE CONGRESOS

1. PRE-CONGRESO:
1.1. Sobre los Objetivos:
Su objetivo es ampliar las actividades del congreso aprovechando el esfuerzo de la organización y presencia de invitados de excelencia académica u otros de interés, tanto del programa científico, como de actividades de extensión a la comunidad médica y otras (institucionales, etc).
1.2. Sobre los Costos:
No debe tener costo para la organización del Congreso. Debe tener vía de financiamiento independiente.
1.3. Sobre la Dirección:
Debe ser dirigida por un neurólogo, psiquiatra o neurocirujano miembro de SONEPSYN.
1.4. Sobre el Carácter:
De tener carácter científico podrá incorporarse al programa científico del mismo. Cuando tenga carácter no científico, podrá incorporarse en el programa institucional, de extensión u otro.
1.5. Sobre el Local:
El local deberá estar inserto en un recinto apropiado al número de participantes. De tratarse de un pre-congreso científico deberá incorporarse a la sede central del evento. De constituir otras actividades se buscará el recinto apropiado a éstas.
1.6. Sobre la Organización:
1.6.1. Debe ser aprobado por el Directorio de la Sociedad a solicitud del Comité Organizador del Congreso.
1.6.2. La organización del Pre-congreso tendrá que determinar respecto a los deberes y derechos en relación a los estipulados para el congreso incluyendo fechas de entrega de programa, uso de distintivos SONEPSYN, manejo de información de socios, secretaría, etc.
1.6.3. Terminado el congreso se requerirá de un informe de pre-congreso para ser presentado al Directorio General. Deberá incluir informe financiero.
1.6.4. Se recomienda realizar agradecimientos a nombre de los organizadores y el Directorio General a organismos y organizaciones colaboradoras.
2. CONGRESO:
2.1. Sobre los Objetivos:
  • Exhibir actividades representativas de la Neurología, Psiquiatría y Neurocirugía nacional en el transcurso del año.
  • Destacar áreas temáticas relevantes y de actualidad de estas especialidades.
  • Promover el intercambio y la presencia de invitados Nacionales e Internacionales de excelencia académica u otros de interés, tanto del programa científico, institucional como de actividades de extensión a la comunidad médica y otras (institucionales, etc).
  • Favorecer el encuentro societario de los Grupos de Trabajo de especialistas, renovación de autoridades y creación de lazos interespecialidades.
2.2. Sobre la realización del Congreso:
El Congreso Nacional y/o Internacional de SONEPSYN se llevará a cabo anualmente en diferentes ciudades del País de acuerdo a la propuesta del Comité organizador al Directorio General de la corporación. Otros congresos organizados por G.D.T. o en colaboración con otras sociedades, tendrán como referencia el modus operandis del congreso anual de SONEPSYN.
2.3. Sobre la Sede:
Se decidirá la sede de Congreso con más de un año de anticipación con el propósito de realizar su lanzamiento en el congreso anterior. Es posible que en ocasiones se planifique anticiparse más de dos años.
2.4. Sobre el Comité Organizador:
2.4.1. El Congreso tendrá un Comité Organizador presidido por un Director de Congreso y secundado por un Sub-Director, 1 Coordinador por especialidad y un Coordinador General. El cargo de coordinadores, directores y subdirector, deber ser uno de cada especialidad, rotando anualmente
2.4.2. De tratarse de actividades internacionales el Director del Congreso pasará a denominarse Presidente del Congreso Internacional. Se agregará al Tesorero de la Sociedad en carácter de tal. Los demás miembros del Comité serán los mismos del punto 2.4.1.
2.5. Sobre las Funciones del Comité Organizador:
2.5.1. Constituirse en un organismo colegiado al servicio del próximo congreso incluyendo las propuestas de fechas y lugares de realización de éste en base a las opiniones de los socios e infraestructura disponible.
2.5.2. Cumplimiento del presente reglamento levantando un informe final de su accionar durante éste.
2.5.3. Preparar el programa científico, social e institucional. Puede incluir extensión.
2.5.4. Establecer vínculos con la Industrias y otros organismos destinados al financiamiento, auspicio o patrocinio.
2.5.5. Relacionarse con E.M.C., G.D.T., Editorial y diferentes Comisiones con el propósito de coordinar actividades de la Sociedad. El director del congreso deberá además asistir mensualmente a las reuniones de Mesa Directiva para rendir cuentas de la organización el congreso.
2.5.6. Los integrantes del comité organizador deberán asistir a las reuniones de las comisiones que les corresponda (Neuro-Neuro o Psiquiatría) según su especialidad, hecho que debe comprometer previa aceptación del cargo.
2.5.7. Evaluar adecuadamente el momento oportuno de la realización del evento, considerando otros congresos internacionales y nacionales, período del año, costos y otros.
2.5.8. Se sesionará en forma regular desde antes del cese del Comité Organizador anterior, siendo necesario recibir de éste las sugerencias e informes del congreso realizado.
2.5.9. Las reuniones se efectuarán regularmente en la sede de nuestra corporación y deberán ajustarse a normas y a horarios de Secretaría, previa coordinación.
2.5.10. Auxiliará al comité organizador un “comité para resolución de conflictos” compuesto por un representante de cada especialidad, un miembro del Directorio, un miembro de la Industria Nacional y otro Industria Internacional, presidido por un miembro del Comité Organizador del Congreso. Será ratificado en el Directorio y se constituirá el primer día del Congreso.
2.6. Sobre la relación con la Industria:
La relación con la Industria formará parte de una negociación especial que requerirá de:
2.6.1. Reunión informativa previa al Congreso, idealmente en Noviembre de cada año, donde se informará del programa preliminar y los productos a convenir. Es deseable presentar el programa anual de actividades en conjunto con E.M.C..
2.6.2. Ronda de conversaciones a través de los meses siguientes con el objeto de especificar las distintas opciones y asegurar la participación de la industria.
2.6.3. Se buscará formalizar los acuerdos alcanzados mediante un contrato por escrito de compromiso simple, siempre que no se requiera otro forma de contrato.
2.6.4. Se asignarán diferentes niveles de compromisos con la Industria de acuerdo a la siguiente denominación: mayores, especiales y generales. A cada uno se le asignará un monto de aporte financiero que se determinará anualmente en U.F.
2.6.5. Los auspiciadores mayores y los otros están descritos en el anexo número 1, relativo a las “Oportunidades de Participación” que ofrece SONEPSYN.
2.7. Sobre los simposios de la Industria:
2.7.1. Los Simposios de la Industria serán actividades específicas cuya organización estará a cargo de un Neurólogo, Psiquiatra o Neurocirujano socio encargado por la empresa auspiciante de la organización científica del evento. Estos Simposios deben estar en horario ad hoc, no compitiendo con programa científico del congreso.
2.7.2. La Sociedad ofrecerá un número determinado de simposios a la Industria, cuyos aportes sea los mayores en el congreso (ver anexo número 1)
2.7.3. La Industria podrá obtener determinados simposios del congreso siempre y cuando se ajuste a las normas del reglamento de Relaciones con la Industria de SONEPSYN (ver anexo número 2).
2.7.4. Los Stands serán parte de la oferta que haga la Sociedad a la Industria y deberán ser de varias calidades dependiendo del aporte de cada interesado (ver anexo número 1).
2.7.5. De todas maneras, la asignación preferencial dependerá también del pago oportuno de cada uno de estos stands.
2.8. Sobre E.M.C.:
2.8.1. Educación Médica Contínua (E.M.C.) podrá incorporar cursos al programa científico del Congreso que tendrán inscripción y certificación por separado, obteniendo puntaje SIREMEC independientemente del propio obtenido por participar en el Congreso.
2.8.2. Se contará para ello con una secretaria específica de SIREMEC, quien tendrá la responsabilidad de la inscripción, certificación y puntaje SIREMEC.
2.8.3. El standard de implementos audiovisuales será el propio del Congreso, y de requerirse otros implementos, los encargados respectivos de E.M.C. deberán gestionarlos por sus medios.
2.9. Sobre la Secretaría del Congreso:
2.9.1. La Secretaria del Congreso iniciará sus actividades el año anterior a la realización de éste.
2.9.2. Realizará apoyo regular a las reuniones del Comité Organizador.
2.9.3. Realizará contactos con la Industria, Empresas de Equipos Médicos, Agencia de Turismo, Hoteles, Universidades y otros.
2.9.4. La Secretaria del congreso velará por el buen funcionamiento y relaciones entre la Industria y SONEPSYN, además de participantes e invitados.
2.9.5. Las reuniones se llevan a cabo en base a tabla y anotaciones de acuerdos previos.
2.9.6. La Secretaría deberá ser reforzada previo al evento anual mediante redistribución de horario y/o contrato de horas de otra secretaria.
2.9.7. La Secretaria del Congreso estará a cargo de dirigir y organizar la secretaría del congreso, incluyendo espacios apropiados para la organización de reuniones del comité organizador e institucionales. Del mismo modo se establecerá un área de inscripciones y despacho de documentos a los participantes.
2.9.8. Es deseable que la secretaria del congreso organice durante los días del evento reuniones formales del “comité organizador” con el propósito de mejorar la coordinación.
2.9.9. El “comité para resolución de conflictos” se constituirá, en dependencias dispuestas por secretaría el primer día del congreso.
2.9.10. La caja del congreso siempre estará a cargo del contador de SONEPSYN.
2.9.11. La Secretaria del Congreso, en conjunto con el Contador, Tesorero de SONEPSYN y el Director o Presidente del Congreso, efectuarán los pagos por servicios contratados, previa revisión de los documentos.
2.9.12. La Secretaría contará con el concurso de diferentes anfitriones con el propósito de recepcionar de la mejor forma a los invitados internacionales.
2.10. Sobre el Programa Científico:
2.10.1. La incorporación de la declaración de Conflicto de Intereses, debe ser un elemento a considerar en las presentaciones científicas atingentes. (Ver normas en anexo número 3).
2.10.2. El programa científico se dividirá en tres, de acuerdo a las especialidades de SONEPSYN.
2.10.3. Se confeccionará con la suficiente anticipación para poder contar con un primer esquema global a partir de Enero de cada año.
2.10.4. Hasta el mes de Junio se podrán incorporar modificaciones y cambios, siendo indispensable que a partir del mes de Julio esté definitivamente publicado en la página Web y en los organismos de difusión.
2.10.5. La entrega de los programas de simposios, cursos, talleres u otros, y los pósters, tendrán fechas pre-establecidas que sólo podrán cambiarse por acuerdo de Directorio General a petición del Comité Organizador.
2.10.6. El cumplimiento de horarios de todas las actividades debe ser estricto y se implementarán todas las medidas necesarias para cumplir con este objetivo. Se sugiere incorporar responsables de sala.
2.10.7. Sesiones de posters:
2.10.7.1. Se debe designar una comisión responsable del buen funcionamiento de las sesiones de posters de las tres especialidades, quienes deberán hacer cumplir el tiempo asignado y velar que los espacios estén enumerados y preasignados por especialidad.
2.10.7.2. También esta comisión debe ser la encargada de elegir el mejor trabajo por especialidad y por día.
2.10.7.3. Existirá un Director General de posters, quien velará diariamente por el buen funcionamiento de estas sesiones junto a los Directores por especialidad y por día.
2.11. Sobre las actividades Institucionales:
2.11.1. Las actividades institucionales serán principalmente la Asamblea de Socios, las elecciones, los encuentros de G.D.T. o inter G.D.T., los seminarios con organismos federados nacionales o internacionales (W.F.N., W.P.A., A.P.A.L, Federación Latinoamericana de Neurocirugía).
2.11.2. Estarán a cargo de la Secretaría General quien deberá coordinar adecuadamente los intereses de la Mesa Directiva, solicitando al comité organizador del congreso los espacios y tiempo necesario para estas actividades.
2.11.3. Las elecciones, de acuerdo al reglamento, se realizarán durante el Congreso, para lo cual se creará desde la Mesa Directiva, un “Comité calificador de elecciones” de carácter independiente (ver reglamento de elecciones) que se contactará con la Secretaría del Congreso para ubicar el sitio de votación.
2.12. Sobre las Actividades Sociales: Serán realizadas por un comité ad hoc que el comité organizador buscará dentro de los socios. Se considera importante en su tarea no obstruir los programas científicos especialmente por horarios excesivos u otros.
2.13. Sobre Tesorería y Finanzas:
2.13.1. El Director del Comité Organizador se responsabilizará, con el auxilio del Contador y Secretaría de rendir cuenta del Congreso en forma permanente dentro de su etapa de preparación y un informe final, al término.
2.13.2. Los gastos o egresos del Congresos deben programarse y deben tener límites financieros o “techo” y el Comité Organizador debe sobreguardar los intereses del Directorio.
2.13.3. El auspicio de $ 100.000 a profesionales no médicos participantes en simposio, talleres o conferencias como viático, es la única fórmula de pago para éstos, existiendo necesidad de aprobar en Directorio toda cifra que sobrepase a 5 participantes.
Carlos Silva Vildósola 1300 Depto. 22 / Providencia / Santiago - Chile
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